Cómo gestionar la logística de carga para eventos y ferias en Perú

Emanuel Vargas

Soy un profesional con más de 8 años de experiencia en el sector logístico peruano

He aprendido con el tiempo que organizar la logística para eventos y ferias no es tarea sencilla.

A primera vista, puede parecer fácil: mover equipos, asegurarse de que todo llegue a tiempo y montarlo en el lugar del evento.

Pero la realidad es muy distinta.

La logística para eventos es mucho más compleja de lo que muchos imaginan, sobre todo en Perú, donde las condiciones de transporte y clima pueden agregar un nivel extra de dificultad.

He tenido la suerte (o la mala suerte, dependiendo de cómo lo veas) de vivir varios de estos procesos de cerca.

Hoy quiero compartir algunos de los puntos clave que he aprendido para que tu empresa gestione la logística de eventos y ferias de forma más fluida y sin sobresaltos.

La clave está en planificar bien (y con tiempo)

Una lección que aprendí a la fuerza es que la logística para eventos no se puede dejar para el último minuto.

Sé que suena obvio, pero en la práctica he visto cómo muchas empresas se confían y terminan enfrentando retrasos o problemas imprevistos.

La clave está en planificar con anticipación, y eso incluye todo: desde el tipo de transporte que vas a usar hasta el montaje en el lugar del evento.

Te recomiendo que armes un cronograma claro con cada paso detallado.

Si sabes cuándo sale la carga de tu almacén, cuánto tiempo toma el transporte y cuándo se puede empezar a montar en el lugar, tendrás más control sobre todo el proceso.

Y no te olvides del tráfico.

En ciudades como Lima, puede ser la diferencia entre llegar a tiempo o que tu stand esté vacío cuando los asistentes lleguen.

Asegúrate de usar el transporte correcto

No todos los vehículos sirven para mover carga a un evento o feria.

Si estás moviendo equipos delicados o piezas grandes, es vital asegurarse de que el transporte tenga las condiciones necesarias.

No escatimes aquí.

He visto lo que puede pasar cuando se elige un transporte inadecuado: equipos dañados, mercancía que no llega a tiempo, y todo por tratar de ahorrar un poco.

Lo ideal es utilizar camiones que tengan sistemas de amortiguación y que ofrezcan protección para los productos que estás transportando.

Además, ten en cuenta que no todos los recintos feriales tienen accesos amplios, por lo que también debes pensar en el tamaño del vehículo y si puede maniobrar fácilmente en el lugar del evento.

Organiza bien la carga y descarga

El proceso de carga y descarga es uno de los más caóticos si no se organiza bien.

He estado en más de una feria donde los camiones se amontonan, esperando para descargar en un espacio reducido, lo que termina en retrasos y una mala experiencia para todos.

Por eso, lo mejor es coordinar con anticipación los tiempos y espacios para la carga y descarga.

Habla con los organizadores del evento y asegúrate de que tienes el espacio y el equipo necesario para que todo se haga sin contratiempos.

Si el recinto no cuenta con rampas o montacargas, considera llevar tu propio equipo para agilizar el proceso.

No descuides el embalaje

Algo que muchas veces se pasa por alto es el embalaje.

Al mover productos para un evento, no solo deben verse bien en el stand, sino también llegar en perfecto estado.

Si la carga se mueve durante el transporte, puede dañarse.

Me ha pasado ver empresas que no le prestaron atención a este detalle y luego se encontraron con productos rotos o golpeados antes del inicio de la feria.

Por eso, invierte en un embalaje adecuado para proteger tus productos, especialmente si son frágiles o costosos.

Utiliza materiales de protección como plástico de burbujas o espuma, y etiqueta bien las cajas.

No parece gran cosa, pero esos detalles te pueden salvar de un mal rato.

El clima: un factor que no puedes controlar, pero sí prever

Si hay algo con lo que siempre debes contar en Perú, es con el clima.

Dependiendo de la ciudad donde se celebre el evento, puedes enfrentarte a lluvias, calor extremo o incluso humedad, y esto afecta la logística.

Lo he visto especialmente en ferias en ciudades como Trujillo o Lima, donde las condiciones climáticas pueden ser impredecibles.

Si el evento es en una ciudad donde el clima puede ser un problema, asegúrate de que tu carga esté bien protegida contra el calor o la lluvia.

No puedes controlar el clima, pero sí puedes estar preparado para evitar que afecte tus productos.

Ten siempre un equipo listo para imprevistos

Algo que no falla nunca es que siempre hay imprevistos.

Puede que algo se dañe durante el transporte, que haya retrasos en la entrega o que el montaje no salga como estaba planeado.

He aprendido a lo largo del tiempo que tener un equipo logístico preparado para cualquier eventualidad es fundamental.

Contar con personal capacitado para manejar estos problemas te permite reaccionar rápidamente y solucionar lo que surja en el momento.

No esperes a que las cosas salgan mal para buscar una solución, más vale estar preparado desde el principio.

Conclusión: La logística es la columna vertebral de tu participación en ferias

Organizar la logística para una feria o evento en Perú no es algo que puedas dejar al azar.

Si lo haces bien, tus productos llegarán a tiempo y en perfectas condiciones, pero si descuidas cualquier detalle, los problemas pueden acumularse rápido.

Asegúrate de planificar bien, de usar el transporte adecuado y de tener un equipo logístico preparado para cualquier contratiempo.

Al final, tu éxito en la feria no solo dependerá de lo bueno que sea tu producto o servicio, sino también de cómo manejaste toda la logística para estar ahí.

Cuida esos detalles y estarás en una mejor posición para destacar entre la competencia.

Regístrate en nuestro Newsletter 📰

Para que no te pierdas las últimas actualizaciones sobre logística

Logística Emanuel, Tu socio logístico para tu negocio

En Logística Emanuel somos líderes en soluciones logísticas que responden a las más estrictas exigencias de tiempo, coste y sostenibilidad.

Encontramos y proporcionamos una solución de almacenamiento, transporte, distribución y carga refrigerada inteligente, competitiva, flexible y adaptada a las necesidades concretas del cliente.

Si necesitas ayuda en servicios de logística de almacenamiento, ponte en contacto con nosotros.